Untuk data pemilih di luar tahapan pemilu, pemutakhiran data pemilih pada tingkat KPU Kabupaten/Kota dilakukan dengan melakukan kerja sama (koordinasi) dengan Dispendukcapil Kabupaten/Kota, meminta perubahan data kependudukan yang terjadi selama kurun waktu tertentu. Pemutakhiran data pemilih pada tingkat ini dapat dilakukan 3 bulan sekali setahun.
Setelah mendapat data perubahan data kependudukan dari Dispendukcapil Kabupaten/Kota, data pemilih dimutakhirkan, atau dikenal dengan mekanisme pemutakhiran “on desk” atau “di atas meja”. Pemutakhiran “di atas meja” ini dilakukan pada masa antar pemilu.
4.PPK menerima daftar pemilih dari KPU Kabupaten/Kota, selanjutnya menyampaikan daftar pemilih kepada PPDP melalui PPS, menerima, mengkoordinasikan, dan menyerahkan DPS dan DPS HP kepada KPU Kabupaten/Kota.
5. PPS dan PPDP. Dalam masa penyelenggaraan pemilu, data pemilih yang sudah dimutakhirkan secara “on desk” oleh KPU Kabupaten/ Kota tersebut dilanjutkan dengan pemutakhiran dengan menggunakan metode “door to door registration” oleh PPS dan PPDP. Untuk mendapatkan data pemilih terkini (mutakhir), pemutakhiran dengan “door to door registration” sebaiknya dilakukan menjelang pemungutan suara (selama 3 bulan dalam tahapan pemilu).
Mekanisme kontrol untuk memastikan bahwa proses dan hasil pemutakhiran data pemilih berjalan baik, dilakukan dengan cara petugas PPDP, PPS dan petugas kelurahan menandatangani formulir data pemilih yang telah dimutakhirkan, dan disertai tanda tangan masing-masing kepala keluarga (atau yang mewakili) sebagai bukti telah didaftar dan silanjutkan dengan penempelan stiker pada masing-masing rumah yang telah diverifikasi.
6. PPS dan PPDP adalah petugas RT/RW yang dinilai mengetahui secara persis warganya. Namun demikian, seringkali dikhawatirkan petugas RT/RW dinilai partisan, dalam kondisi itu maka anggota PPS dan PPDP dapat dipilih dari pengurus RT/RW lainnya yang non-partisan. Jumlah PPDP yang ideal adalah 1 petugas PPDP bertanggung jawab teradap 1 TPS.
F.. Metode dan Mekanisme Menyusun Data Pemilih
1.KPU bertanggungjawab atas pengelolaan data pemilih yang terpusat.
2. KPU harus memiliki dan memilihara data pemilih seluruh Indonesia yaitu berupa data pemilih yang meliputi informasi nama, umur/tanggal lahir, status kawin, status anggota TNI/Polri, masih hidup, dan alamat mutakhir (bukan hanya data agregat).
3. Proses pemutakhiran data pemilih yang dilakukan KPU Kabupaten/ Kota menggunakan data yang ada dalam server masing-masing.
4. Sosialisasi/publikasi data pemilih melalui website dilakukan secara distributif, artinya KPU Pusat memiliki data pemilih seluruh Indonesia, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota memiliki data pemilih masingmasing wilayah kerjanya.
5. KPU harus memiliki pusat data untuk mendukung keperluan tersebut di atas.
6. Di tingkat provinsi dan kabupaten/kota diperlukan Network Operation REKOMENDASI SISTEM PEMUTAKHIRAN DAFTAR PEMILIH & Jurnal Pemilu Demokrasi 44 Center (Unit Pengelolaan Data) KPU Prov.
G. Penguatan Kelembagaan
Selama ini dalam struktur organisasi Sekretariat Jenderal KPU (Peraturan KPU No. 06 Tahun 2008) tidak ada bagian yang khusus menangani daftar pemilih. Dalam struktur organisasi Sekretariat Jenderal KPU yang ada hanya di tingkat sub bagian pemutakhiran data dan informasi di bawah bagian pengolahan data dan informasi pada Biro Perencanaan.
Sementara pada Biro Teknis yang semestinya bertanggung jawab terhadap kegiatan pendaftaran pemilih justru tidak ada unit yang khusus menangani pendaftaran pemilih.